Privacy Statement Verklaring

Welke gegevens heeft Tandartsenpraktijk Vega Sánchez van u?
Om haar zorg zo optimaal mogelijk aan u te verlenen, verwerkt Tandartsenpraktijk Vega Sánchez uw persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over u zeggen: ze zijn te herleiden tot uw persoon. Hieronder worden de categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken verder beschreven.

Patiëntgegevens
Wanneer u bij ons komt voor een eerste consult of behandeling dan vragen wij u om uw contactgegevens (zoals uw naam, adres en telefoonnummer), uw geboortedatum, de gegevens van uw zorgverzekering, uw huisarts, uw apotheek, en eventueel de verwijsbrief. Ook vragen wij uw e-mailadres. Dat gebruiken we voor klantcontact over uw afspraken en het toesturen van vragenlijsten ten behoeve van onze onderzoeken naar patiëntervaring/patiënttevredenheid. U kunt u hiervoor altijd afmelden.

Daarbij vraagt Tandartsenpraktijk Vega Sánchez om uw legitimatiebewijs om er zeker van te zijn dat u het bent. Om u zo goed mogelijk te kunnen helpen, vraagt Tandartsenpraktijk Vega Sánchez u om een aantal vragenlijsten door te nemen, met vragen over uw ziektebeeld, de medicijnen die u gebruikt en andere klachten/aandoeningen die u wellicht heeft. Tot slot zijn wij wettelijk verplicht om uw burgerservicenummer (BSN) te registreren en te gebruiken voor veilige en juiste zorgverlening.

Veel van deze gegevens zijn zogenaamde ‘bijzondere’ of ‘gevoelige’ persoonsgegevens. Dat zijn bijvoorbeeld medische gegevens, uw BSN of gegevens over uw ras. Voor deze gegevens geldt dat Tandartsenpraktijk Vega Sánchez aan extra wettelijke eisen voldoet bij het verwerken van die gegevens.

Financiële gegevens
Als u zorg van ons krijgt, moet die zorg volgens bepaalde regels worden geregistreerd en in sommige gevallen ook worden gedeclareerd bij de zorgverzekeraar. Hiervoor worden diagnosegegevens en uitgevoerde activiteiten gekoppeld aan declaratiecodes. Dit doet de zorgverlener. Daarna worden deze gegevens gecontroleerd door medewerkers van de medische administratie. Zij controleren uw naam en adres, polisgegevens, een eventuele verwijzing en andere registraties die van belang zijn voor een juiste declaratie van de geleverde zorg aan u of uw zorgverzekeraar. Voor de betaling van onze facturen maken wij gebruik van de diensten van een factoringmaatschappij, die van ons het debiteurenrisico overneemt.

Overige gegevens
Als u onze website(s) bezoekt, gebruiken we cookies om de website(s) te verbeteren. Zie voor meer informatie hierover ons Cookie Statement op de website(s) van Tandartsenpraktijk Vega Sánchez

Waarvoor gebruikt Tandartsenpraktijk Vega Sánchez uw gegevens?
Tandartsenpraktijk Vega Sánchez verzamelt en bewaart uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Deze gegevens stellen Tandartsenpraktijk Vega Sánchez in staat om optimale zorg van hoge kwaliteit aan u te leveren. In de vorige paragraaf hebben we uitgelegd welke persoonsgegevens Tandartsenpraktijk Vega Sánchez verwerkt. In deze paragraaf leggen we uit waarvoor we deze gegevens gebruiken.

De verlening van zorg
Allereerst verwerkt Tandartsenpraktijk Vega Sánchez uw persoonsgegevens voor de (uitvoering van de) geneeskundige behandelovereenkomst, oftewel de zorgverlening aan u. Tandartsenpraktijk Vega Sánchez registreert de gegevens die u aan ons geeft vanaf het eerste contact. Om goede zorg te kunnen verlenen moeten we veel weten over uw gezondheid, medicijngebruik en medische geschiedenis en soms ook dingen over hoe u leeft (bijvoorbeeld over het gebruik van alcohol of roken). Alleen de mensen die betrokken zijn bij de zorgverlening aan u hebben toegang tot uw gegevens en alleen voor zover zij dit nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Als u bijzondere wensen heeft ten aanzien van uw privacy, laat ons dit dan weten, wij respecteren dat graag.

Het declareren van zorg
Naast uw persoonlijke gegevens (naam en adres, BSN en polisgegevens) en gegevens over de aan u geleverde zorg worden ook de volgende gegevens gebruikt voor het declareren van zorg bij uw zorgverzekeraar:

– de naam en AGB-code van de behandelaar*
– de naam en AGB-code van de verwijzer*
– met uw zorgverzekeraar overeengekomen tarieven voor de zorg die aan u geleverd is.

* AGB staat voor Algemeen Gegevens Beheer. Dit is een landelijke code waarmee een zorgaanbieder door de zorgverzekeraar eenvoudig kan worden herkend.

De zorgverzekeraars controleren periodiek de door ons ingediende declaraties. Zij controleren dan of bij een bepaalde diagnose de juiste zorg is geleverd en of voor uw diagnose echt die zorg nodig was of dat u (eerst) behandeld kon worden met goedkopere zorg. Hierbij werken de zorgverzekeraars volgens het “Protocol materiële controle” dat te vinden is op 
www.zn.nl. Door dit protocol, blijft uw privacy gewaarborgd.

Kliniek voor Tandheelkunde Tholen controleert de registraties en declaraties van onze hulpverleners op eenzelfde manier. Dit doen we om ervoor te zorgen dat de factuur die bij uw zorgverzekeraar gedeclareerd wordt altijd juist is.

Kwaliteit van de zorgverlening
Om de hoge kwaliteit en veiligheid van onze zorgverlening te garanderen, hebben wij bepaalde  processen en (controle)systemen ingericht en nemen wij deel aan de (landelijke) prikpunt registratie van de KNMT. Hieronder leggen we u uit hoe we dit doen, waarom we dit doen en op welke manier we ervoor zorgen dat uw privacy gewaarborgd is.

Intern kwaliteitsmanagementsysteem
Het interne kwaliteitsmanagementsysteem bestaat uit meerdere onderdelen, waaronder interne audits (visitaties) en een patiënttevredenheid- en ervaringsonderzoek. Het staat u vrij om wel of geen medewerking te verlenen aan patiënttevredenheid- en ervaringsonderzoek. Soms heeft Tandartsenpraktijk Vega Sánchez een wettelijke verplichting om bepaalde zaken extern te melden, zoals zorgcalamiteiten bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg. Hiervoor vragen we u geen toestemming. 

Visitaties
Door middel van visitaties controleert Tandartsenpraktijk Vega Sánchez of er op de juiste manier gewerkt wordt en of er nog dingen verbeterd kunnen worden. De medewerkers van Tandartsenpraktijk Vega Sánchez die deze visitaties uitvoeren zijn niet degenen die u behandelen. Dat is om een onafhankelijke en objectieve controle te kunnen doen. Het zijn medewerkers van Tandartsenpraktijk Vega Sánchez die speciaal zijn getraind om dit soort visitaties zorgvuldig uit te voeren. Bij een visitatie worden vragen gesteld aan medewerkers en vindt een anonieme dossiercontrole plaats. Met de uitkomsten van deze visitaties kunnen we onze processen verbeteren en onze medewerkers verder opleiden en trainen. In de uitkomsten/rapportages van deze audits zijn geen patiëntgegevens terug te vinden. Uiteraard hebben al onze medewerkers een geheimhoudingsplicht.

Patiënttevredenheidsonderzoek en patiëntervaringsonderzoek
Om onze kwaliteit van zorg verder te verbeteren, meten we de patiënttevredenheid en de patiëntervaring met een bepaalde behandeling. De gegevens uit het patiënttevredenheidsonderzoek worden niet aan andere partijen verstrekt en zijn enkel bedoeld voor interne kwaliteitsverbetering. De gegevens uit het patiëntervaringsonderzoek worden geanonimiseerd en ook gebruikt voor interne kwaliteitsverbetering.

Terugkoppeling aan de verwijzer
Wij versturen een terugkoppeling naar uw medisch specialist van uw consult(en) en behandeling(en) bij ons, als dit nodig met het oog op uw tandheelkundige behandeling.

Klachten
Als u een klacht indient over onze zorgverlening wordt deze klacht behandeld door een interne klachtenfunctionaris. Indien het noodzakelijk is voor de behandeling van uw klacht, worden uw klacht en medisch dossier doorgestuurd naar onze aansprakelijkheidsverzekeraar.

Het nakomen van wettelijke verplichtingen
Tandartsenpraktijk Vega Sánchez is soms verplicht om de persoonsgegevens die zij verzamelt en bewaart voor de uitvoering van haar dienstverlening aan derden te verstrekken. U moet hierbij denken aan zorgverzekeraars, de Nederlandse Zorgautoriteit, de Inspectie voor de Gezondheidszorg, politie en justitie of de FIOD-ECD. Tandartsenpraktijk Vega Sánchez geeft alleen medewerking aan een autoriteit na een controle of de vordering wel aan in de wet gestelde eisen voldoet.

Tandartsenpraktijk Vega Sánchez zal gegevens nooit doorgeven zonder dat zij daartoe verplicht is op grond van een rechtsgeldig bevel daartoe. Hieronder geven wij kort aan waar u aan kunt denken bij het verstrekken van gegevens vanwege wettelijke verplichtingen.

Zorgverzekeraars kunnen conform het “Protocol materiële controle” (te vinden op www.zn.nl) bij Tandartsenpraktijk Vega Sánchez inzage vorderen in medische dossiers als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Zorgverzekeringswet.

De Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) kan in het kader van haar toezichthoudende taak inzage vorderen in patiëntendossiers, ook zonder toestemming van de patiënt. De IGZ heeft voor deze gegevens een afgeleid beroepsgeheim en mag deze gegevens in principe niet aan het Openbaar Ministerie (OM) verstrekken.

De politie, de rechter(-commissaris) en officier van justitie kunnen inzage vorderen in medische gegevens, maar het blijft de arts zelf die beslist of hij zich op het beroepsgeheim beroept of niet. Hij maakt daartoe een belangenafweging tussen het beroepsgeheim en belangen die in het gedrang komen bij het bewaren van het geheim. Alleen in gevallen waarin de arts zich duidelijk ten onrechte op het verschoningsrecht beroept, zal een rechter de beslissing van de arts overrulen.

Het OM vordert patiëntgegevens middels een bevel verleend door de Rechter-Commissaris. In uitzonderingsgevallen kan het OM gegevens bij de IGZ vorderen, namelijk indien het strafrechtelijk onderzoek niet op andere wijze kan worden uitgevoerd of als er zeer uitzonderlijke omstandigheden in het kader van de waarheidsvinding aan de orde zijn.

In sommige gevallen is Tandartsenpraktijk Vega Sánchez wettelijk verplicht om persoonsgegevens van hulpverleners en patiëntgegevens aan de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) en de FIOD-ECD te verstrekken.

Voorkomen en bestrijden van (identiteits)fraude
Voordat u uw eerste afspraak heeft bij Tandartsenpraktijk Vega Sánchez wordt u gevraagd om een identiteitsbewijs, zoals uw paspoort of identiteitskaart. Kliniek voor Tandheelkunde Tholen wil en moet vaststellen dat u daadwerkelijk bent wie u zegt. Alleen op deze wijze kan Tandartsenpraktijk Vega Sánchez controleren dat er geen misbruik wordt gemaakt van uw identiteit. Tandartsenpraktijk Vega Sánchez maakt geen fotokopie van uw identiteitsbewijs, want dat hebben we niet nodig.

Wel vragen we u bij sommige praktijken bij de eerste afspraak of we (ter plekke) een foto van u mogen maken om op te slaan in het medisch dossier. Om veilige zorg te garanderen zijn we verplicht om steeds opnieuw uw identiteit te controleren, bij iedere stap die u in het zorgproces zet. Als we een foto van u hebben, kunnen we dit snel en gemakkelijk doen, zonder dat u steeds opnieuw uw identiteitsbewijs hoeft te laten zien of unieke identificerende gegevens hoeft op te geven (zoals een combinatie van naam, geboortedatum, adres). U bent echter niet verplicht om een foto te laten maken.

Wie zijn betrokken bij de verwerking van uw persoonsgegevens?

Onze medewerkers
Alle medewerkers van zowel Tandartsenpraktijk Vega Sánchez als het moederbedrijf en de zusterondernemingen van Tandartsenpraktijk Vega Sánchez, zijn gebonden aan het beroepsgeheim of een contractuele geheimhoudingsplicht die geldt voor alle gegevens waarvan zij kennis nemen. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor tijdelijke medewerkers, door Tandartsenpraktijk Vega Sánchez ingehuurde zelfstandigen en uitzendkrachten.

Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Derde partijen
Tandartsenpraktijk Vega Sánchez kan derde partijen inschakelen ten behoeve van ondersteuning van de zorgverlening of de systemen die we daarbij gebruiken. Denk hierbij aan onze leveranciers van bepaalde software of IT-systemen. Maar ook partijen die – een deel van de uitvoering van – de zorgverlening in opdracht van Tandartsenpraktijk Vega Sánchez voor hun rekening nemen, zoals apothekers, ziekenhuizen, academische centra, tandtechnisch en gewone laboratoria. Indien deze derde partijen bij het uitvoeren van hun taken toegang hebben tot persoonsgegevens heeft Tandartsenpraktijk Vega Sánchez de vereiste contractuele afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en niet voor andere doeleinden worden verwerkt dan waarvoor u ze aan ons heeft verstrekt.

Tandartsenpraktijk Vega Sánchez kan de verzamelde informatie van haar patiënten aanvullen met gegevens die zij van derden verkrijgt om zodoende een beter en vollediger beeld te krijgen van het medisch dossier. Voor het opvragen van medische gegevens bij andere zorgverleners, wordt altijd uw toestemming gevraagd.

Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
Tandartsenpraktijk Vega Sánchez bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor Tandartsenpraktijk Vega Sánchez uw gegevens heeft verzameld. Hoe lang uw gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per (categorie van) gegeven(s) verschillen.

In geval van een duidelijke en vaste bewaartermijn van gegevens is de specifieke bewaartermijn genoemd in de relevante paragraaf in dit Privacy Statement. Anders geldt dat Tandartsenpraktijk Vega Sánchez uw medisch dossier conform de daarvoor geldende wet- en regelgeving bewaart. Dat is in de meeste gevallen minimaal 15 jaar vanaf het moment dat de gegevens in het dossier zijn opgenomen. 

Wat doet Tandartsenpraktijk Vega Sánchez aan de beveiliging van uw persoonsgegevens?
Privacy en de bescherming van persoonsgegevens heeft een hoge prioriteit binnen Tandartsenpraktijk Vega Sánchez en de met haar verbonden organisaties.  Daarom hebben alle ondernemingen binnen de groep eenzelfde gedragscode voor al hun medewerkers. Deze gedragscode heeft tot doel het creëren van een uniforme en hoge mate van gegevensbescherming binnen de groep en is van toepassing op de omgang met alle persoonsgegevens van patiënten, medewerkers en overige derden.

Beveiligingsmaatregelen
Tandartsenpraktijk Vega Sánchez heeft medewerkers in dienst gespecialiseerd op het gebied van gegevensbescherming. Zij zien toe op de bescherming van persoonsgegevens conform privacy wetgeving, de interne gedragscodes en dit Privacy Statement. Alle medewerkers van Tandartsenpraktijk Vega Sánchez worden getraind en Tandartsenpraktijk Vega Sánchez wordt periodiek onderworpen aan privacy en security audits.

Tandartsenpraktijk Vega Sánchez doet er alles aan om te verhinderen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens. Hiertoe treft Tandartsenpraktijk Vega Sánchez allerlei technische en organisatorische maatregelen in lijn met de daarvoor geldende normen voor de zorg. Daarnaast waakt Tandartsenpraktijk Vega Sánchez tegen verlies, verminking en enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens. 

Wettelijke verplichting tot melden van een datalek
Mocht er toch iets niet goed gaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, zodanig dat er sprake is van een zogenaamd ‘datalek’ dan meldt Tandartsenpraktijk Vega Sánchez dit bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. In het geval dat dit datalek waarschijnlijk ook ongunstige gevolgen heeft voor uw persoonlijke levenssfeer, dan zullen we u zo snel mogelijk hierover informeren. We vertellen u dan wat het datalek inhoudt, wat Tandartsenpraktijk Vega Sánchez en ook u er aan kunt doen om de schade zo beperkt mogelijk te houden en waar u terecht kunt met vragen over het datalek.

Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens

Inzage in uw persoonsgegevens
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens. Uw familieleden hebben alleen recht op inzage in uw dossier als ze van u een schriftelijk machtiging hebben. Ouders en wettelijke vertegenwoordigers mogen het dossier van hun kinderen onder de 12 jaar inzien. Voor hun kinderen van 12 tot 16 jaar hebben ze toestemming van hun kinderen nodig voor inzage. Wie 16 jaar of ouder is, beslist zelfstandig over (toestemming tot) inzage. Tandartsenpraktijk Vega Sánchez mag een verzoek tot inzage in uw eigen dossier (gedeeltelijk) weigeren als inzage schadelijk is voor de privacy van een ander. Na overlijden blijft het beroepsgeheim van kracht. Dat betekent dat uw nabestaanden geen recht hebben om (delen van) uw dossier in te zien. Dit is alleen mogelijk als uw toestemming kan worden verondersteld of als er sprake is van zwaarwegende belangen. Wanneer u er zeker van wilt zijn dat een vertegenwoordiger na het overlijden inzage kan krijgen in uw dossier, moet u hiervoor bij leven een machtiging verstrekken.

Tandartsenpraktijk Vega Sánchez mag administratiekosten in rekening brengen voor het geven van inzage.

Correctie of aanvulling van uw persoonsgegevens
Wanneer u denkt dat uw persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn, kunt u Tandartsenpraktijk Vega Sánchez schriftelijk verzoeken om de gegevens aan te passen. Als wij geen wijzigingen willen aanbrengen in uw dossier, geven we duidelijk aan waarom we dit niet doen.

U kunt ook een aanvulling in uw dossier op laten nemen. Een aanvulling kan bijvoorbeeld een door u geschreven verklaring zijn waarin u uw zienswijze over de behandeling uiteenzet. Of een zienswijze van een andere zorgverlener (second opinion) die iets afwijkt of een aanvulling is op die van uw behandelaar. U geeft dit aan uw behandelaar die het als aanvulling op zijn bevindingen opneemt in uw dossier.

Verwijdering van uw persoonsgegevens
U kunt Tandartsenpraktijk Vega Sánchez verzoeken om (een deel van) uw gegevens uit het dossier te verwijderen. Tandartsenpraktijk Vega Sánchez zal binnen drie maanden beslissen of we aan uw verzoek kunnen voldoen. Wanneer wij uw gegevens niet willen verwijderen, leggen we altijd goed aan u uit waarom we dat niet willen of kunnen doen. 

Hoe doet u zo’n verzoek?
Een inzage- of correctieverzoek kunt u doen aan de balie in de praktijk waar u patiënt bent. U dient zich daarbij te legitimeren. Tandartsenpraktijk Vega Sánchez is namelijk op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens verplicht zorg te dragen voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van de verzoeker om misbruik te voorkomen. Tandartsenpraktijk Vega Sánchez wil voorkomen dat anderen dan uzelf inzage of correctie vragen voor uw gegevens. Binnen maximaal 4 weken ontvangt u een reactie van Tandartsenpraktijk Vega Sánchez.

Hoe kunt u ons bereiken?
Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons een email sturen: contact@vegasanchez.nl of telefonisch contact opnemen:
Tel. 
+31 (0)164 250 152

Tandartsenpraktijk Vega Sánchez
Koning Willem III straat 34
4615 AJ Bergen op Zoom